Escreva o que tem a dizer - torne a sua escrita mais eficaz

Como tornar a sua escrita mais eficaz

Experimente adoptar um estilo descontraído e verá como a sua escrita se torna mais eficaz. Muitas pessoas nasceram sem jeito para redigir e nunca conseguiram melhorar es­sa aptidão. Para elas escrever foi sempre uma tarefa desagradável, e a perspectiva de responder a uma simples carta é-lhes tão insuportável como ter de ir ao dentista. Mas nos empregos são obrigadas a fazê-lo. Tenho a certeza de que, quando pensa em escrever melhor, pensa lo­go em gramática, retórica, composição - ou seja em todas aquelas coisas aborrecidas que lhe foram ensinando na escola. O mais prová­vel, no entanto, é que não seja esse o seu problema e que domine essas áreas relativamente bem. O que es­tá a precisar é de aprender os princípios básicos da escrita profissional.

Escrita profissional porquê? Por­ que escreve como se ainda estivesse na escola, a tentar inconscientemen­te agradar ao professor seguindo as regras da «composição», e esquece-se de que está a redigir uma carta pa­ra um destinatário ou um relatório para o seu patrão. Embora a lingua­gem escrita não seja igual à lingua­gem oral, os profissionais (redacto­res, jornalistas, romancistas, e todos os que ganham a vida a escrever) há muito aprenderam a usar o portu­guês coloquial e a fugir do portu­guês literateiro como da peste.

Fale para o papel.

O segredo de uma escrita mais eficaz é simples: fale para o seu leitor. Faça de conta que a pessoa que vai ler a sua carta ou o seu relatório está sentada à sua frente ou a falar ao telefone consigo. Adopte um tom informal, descon­traído. Fale com a sua voz normal, usando vocabulário, pronúncia e ex­ pressões comuns. Quando está a falar, decerto não usa expressões co­mo: «Venho por este meio trazer ao conhecimento de V. Ex.ª que ... » Em vez disso, dirá qualquer coisa como: «Passa-se o seguinte», ou en­tão: «Deixe-me explicar-lhe.» Por isso, fale - fale para o papel. Leia o que escreveu. Parece e soa como conversa? Não? Então altere o que está escrito até parecer. A sua carta, para convencer e conquistar, tem de ser como uma conversa agra­dável.

Abrevie o que puder.

Para melhorar a sua escrita, nada é mais importan­te do que a concisão. Não perca o seu tempo nem faça o seu corres­pondente perder o dele. Lembre-se de que «tempo é dinheiro». Por isso, evite o supérfluo. Uma vez do­minada a arte de ser conciso, a sua prosa tornar-se-á mais clara, infor­mal e eficaz. Veja esta frase clássica de muitas cartas: «Tomo a liberdade de enviar em anexo ... )} Uma maneira mais sim­ples de dizer a mesma coisa? «Aqui vai ... )} Omita as palavras desnecessárias.

Muitas expressões de uso comum infringem este princípio: «tomar a decisão de)} (decidir); «chamar a aten­ção, para o facto de)} (lembrar que). E correcto o uso de abreviaturas na correspondência comercial, mas não abuse; recorra apenas às mais conhecidas, como «n/» (nossa), «p. f.,> (próximo futuro), «c/c» (conta cor­rente).

Simplifique a abertura e o fecho das cartas.

Um estilo pretensioso pode soar a falso, enquanto a simplici­dade é reflexo de sinceridade e pro­pósitos honestos. Uma carta com es­ta introdução: «Temos a honra de acusar a recepção do muito prezado favor de V Ex.a, com data de 15 de Fevereiro próximo passado, a que vimos dar resposta» indispõe o lei­tor, não acha? Diga simplesmente: «Em resposta à sua carta de 15 de Fevereiro passado ... »

Veja o seguinte fecho de carta:

Sem outro assunto, somos, com os protestos da nossa maior estima e consideração, De VV. Ex.ªs At.ºs Ven.res Obg.dos

Se não tem outro assunto a tratar, não é preciso dizê-lo. E se se despe­dir com uma frase simples: «Com os meus melhores cumprimentos», não deixa de ser cortês e estará a adoptar um estilo muito mais moderno.

Corte a palha (o que não interessa).

Temos uma tendên­cia natural para começar pelo prin­cípio e ir até ao fim. Mas esse tipo de escrita nem sempre é agradável para o leitor. Se ele tem um proble­ma ou fez uma pergunta, quer saber logo se a resposta é sim ou não. Se tiver que esperar até você estar dis­posto a dizer-lho, ficará impaciente e o seu ressentimento subconscien­te crescerá a cada palavra. Antes da cortesia inicial, faça re­ferência à carta recebida (Ref.: s/ car­ta de 95-02-15) e poderá abordar directamente o assunto que o levou a escrever a carta. Da mesma forma, em vez de perder-se numa intro­dução mais ou menos desajeitada, comece logo pela informação mais importante. Mergulhe de cabeça.

Ref.: ... Ex.mos Senhores

Relativamente ao artigo em epí­grafe, o qual, e de acordo com as vos­sas instruções, foi mantido à disposi­ção do beneficiário, vimos por este meio comunicar-vos que o Sr. Pereira não veio visitar-nos nem recebemos qualquer consulta em seu nome. Esta informação é-vos prestada a fim de que, caso o queiram, nos possam dar mais instruções sobre o assunto.» Corte tudo até «o Sr. Pereira». A carta (com outras pequenas altera­ções) mudará logo de aspecto:

Ref.: ... Ex.mos Senhores O Sr. Pereira não veio visitar-nos nem recebemos qualquer consulta em seu nome. Têm mais instruções para dar-nos? Vê o resultado? Cortada a ver­bosidade desnecessária, a carta fica muito mais elegante.

Evite repetições e redundâncias.

As repetições, quando desnecessárias, tornam os textos monótonos e dese­legantes. Se for preciso, refaça a fra­se para evitá-las: «Cumpriremos to­do o programa obedecendo a todos os requisitos»; ficará melhor: «Cum­priremos o programa na íntegra.» Muitas vezes, o pronome relati­vo «que» pode ser suprimido sem alterar o sentido da frase. Veja este enunciado: «Recebemos o catálogo que nos enviou e que muito agradecemos.» E agora: «Muito agra­decemos o envio do seu catálogo.» A frase não ficou mais clara?

Na maior parte dos casos, os pro­nomes pessoais sujeitos podem ser eliminados; as terminações verbais bastam para indicar a pessoa a que se refere o predicado. Um exemplo: «Eu não conheço pessoalmente esse comerciante, nem sei se ele goza de bom nome nesta praça.» Sem os pro­nomes: «Não conheço pessoalmente esse comerciante, nem sei se goza de bom nome nesta praça.» Não fazem falta, pois não? Sempre que a clareza não os exi­gir, os artigos podem igualmente ser omitidos, sobretudo nas enumera­ções.

Cuidado com os pleonasmos, is­to é, a repetição de palavras com o mesmo sentido. Não diga que «fez uma breve alocução» ou que «tem o monopólio exclusivo». «Alocução» é um «breve discurso», e não existe «mo­nopólio» que não seja «exclusivo». No trecho: «Estamos convictos de que conseguiremos atingir o objecti­vo que nos propomos alcançar», um «objectivo» é «uma meta que uma pessoa se propõe alcançar». Basta di­zer assim: «Estamos convictos de que conseguiremos atingir o nosso ob­jectivo.»

Use perguntas directas.

Uma con­versa não é unilateral Quando uma pessoa está a falar, é normal ser interrompida pelo interlocutor com perguntas como: «A sério?» ou «E depois?», Uma conversa sem per­guntas é praticamente inconcebível. Pois então, sempre que puder, meta uma pergunta no texto. Verá como ele se parecerá mais com uma con­versa. Não é preciso esforçar-se mui­to para isso. Leia o que escreveu: vai, com certeza, encontrar pergun­tas indirectas, introduzi das normal­ mente por um «se»: «Agradecemos que nos comuniquem se estão de acordo que procedamos ao paga­mento contra a entrega das enco­mendas.» Muito complicado. Escreva antes: «Podemos pagar contra a entrega das encomendas?»

Vejamos outro exemplo: «Escre­va-nos se tiver alguma dúvida.» Mais uma vez, trata-se de uma pergunta: «Tem alguma dúvida?» Nada como uma pergunta directa para se rece­ber uma resposta.

Evite ser demasiado formal.

Numa conversa estamos sempre a usar «eu», «nós», «tu», «você», «vocês» - pronomes que surgem naturalmente du­rante uma troca de ideias. Mas as pessoas que escrevem em nome de uma organização ou de uma empre­sa agarram-se desesperadamente à voz passiva, evitando assumir a mais ínfima parcela de responsabilida­de. E por isso que encontramos fra­ses como: «Parte-se do princípio de que ... », «Será dada a maior atenção a esse assunto ... », «Recomenda-se que ... ». Ou até frases como: «Foi feita uma investigação sobre o as­sunto e ser-lhe-á enviado um relatório.» Escreva antes: «Investigámos o assunto e vamos mandar-lhe um relatório.»

Quando se escreve em nome de uma firma, a maior parte das vezes utiliza-se a primeira pessoa do plu­ral. No entanto, não hesite em re­correr à primeira pessoa do singular sempre que exprimir os seus sentimentos ou ideias. Em geral, é pre­ferível dizer «Lamento» ou «Agra­dou-me» do que «Lamentamos» ou «Agradou-nos».

Já agora evite os pronomes de tra­tamento muito cerimoniosos. Dão um ar antiquado à sua correspondência e não é de certeza essa a ima­gem que pretende dar da empresa. Em vez de «V Ex.ª» ou «V Sª», trate o seu correspondente por senhor ou até pelo nome: «Como o senhor sa­be ... » ou «Como sabe, Joaquim ... ». O objectivo é transformar a sua es­crita num acto o mais personaliza­ do possível.

Escreva frases curtas e vigorosas.

O leitor comum só consegue ler umas tantas palavras até os seus olhos des­cansarem um instante num ponto final. Se uma frase tiver mais de 40 palavras, há grandes possibilidades de ele não ser capaz de assimilar todo o seu conteúdo. Parta as frases compridas em frases mais curtas, de 20 palavras no máximo. Um texto muito compacto tam­bém é cansativo. Torne-o mais leve abrindo parágrafos; em geral, é fácil perceber onde acaba uma ideia e co­meça a seguinte. Depois, tente escrever frases curtas sempre que pos­sível. Use o ponto e vírgula, se ne­cessário: «Ficámos com a represen­tação do produto; a nossa filial, com a sua distribuição.» Vai ver: as suas cartas e actas deixarão de ser abor­recidas.

Use palavras simples.

As palavras rebuscadas são uma praga. Ergue-se como uma cortina entre o escritor e o leitor. Eis uma frase que en­contramos habitualmente nas car­tas comerciais: «Promoveremos to­das as diligências necessárias à boa resolução deste assunto.» Escreva: «Tentaremos resolver este assunto da melhor forma» e compare com a frase anterior.

Todas as pessoas têm as suas pom­posidades de estimação. Risque-as do seu vocabulário. Percorra o seu texto e substitua, por exemplo, «ro­gar a fineza» por «pedir», «missiva» ou «favor» por «carta», «na eventua­lidade de» por «se». Depois, tente cortar adjectivos como «prezado», «honroso» e «estimável» ou as liga­ções que se usam abusivamente, co­mo «efectivamente», «em boa verda­de» ou «tanto mais». Verá que, sim­plificando-a, a sua escrita se torna mais enérgica.

Escreva para as pessoas.

O mais importante é, sem dúvida, dar o toque humano certo às suas cartas. Exprima os seus sentimentos com naturalidade. Se as notícias são boas, diga que ficou contente; se forem más, diga que lamenta. Seja tão cor­tês, educado e interessado com o seu correspondente como se ele estives­ se sentado à sua frente. A sua carta vai ser lida por um ser humano que, consciente ou inconscientemente, fi­cará aborrecido com uma carta fria ou satisfeito com uma carta amável e atenciosa.

Um cliente escreveu ao advogado a comunicar-lhe que ia passar uma temporada nas Caraíbas e informa­va-o de onde poderia ser contacta­ do caso fosse necessário. A resposta começava assim: «Muito agradeço a sua carta, na qual me participa a sua nova morada.». Francamente! Até que ponto é possível ser-se tão indi­ferente? No mínimo, poderia ter dito: «Anotei a sua nova morada e estou cheio de inveja.»

Melhorar a sua escrita vai trazer-lhe vantagens. Estamos na era das gran­des empresas, onde é mais fácil atrair a atenção de um superior com o que se escreve do que com o que se diz ou faz. Se escrever como este artigo lhe sugere, conseguirá destacar-se. E as recompensas serão tanto a nível material como pessoal. Quando conseguir escrever um parágrafo espe­cialmente vivo e elegante ou uma carta que transmita os seus pensa­mentos com clareza e simplicidade, sentirá uma grande satisfação.

Go­ze-a bem. Merece-a.